Bestandslieferanten

Eine aktuelle und konsistente Datenbasis ist Voraussetzung für einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess. Um dies zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Stammdaten im CSP selbst zu pflegen oder durch unser Beschaffungsteam aktualisieren zu lassen.

Anlage und Änderung über das CSP (COUPA SUPPLIER PORTAL)
Wenn Sie über das CSP an die ERGO Group angebunden sind, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kreditstammdaten selbst im Portal anzulegen und zu pflegen. Alle Änderungen werden dann an das Einkaufsteam der ERGO Group übermittelt und von unseren Mitarbeitern geprüft. Auf diese Weise wird ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet, um die Richtigkeit der eingegebenen Daten sicherzustellen und Betrugsversuche zu verhindern. Bitte nutzen Sie die verlinkte Anleitung, um Ihr Coupa-Konto anzulegen oder zu pflegen.

Installation und Pflege durch die ERGO Group
Wenn Sie den CSP nicht nutzen, können Sie Ihre Daten auch durch unser Procurement Team aktualisieren lassen. Unsere Mitarbeiter nehmen die notwendigen Änderungen an Ihren Lieferantenstammdaten in der Coupa-Instanz vor, damit Ihre Rechnungen so schnell und sicher wie möglich bezahlt werden können. Senden Sie die Änderungen an coupa@ergo.de.

Der Einsatz von Coupa soll nicht nur einen effizienten Bestellprozess ermöglichen, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre Rechnungen schnell bearbeitet und bezahlt werden. Mit Coupa können Sie Ihre Rechnungen auch elektronisch an die ERGO Group übermitteln. Dies gewährleistet eine sekundenschnelle Übermittlung Ihrer Daten und unterstützt die automatische Rechnungsverarbeitung. In diesem Dokument finden Sie alle Übertragungsmethoden, Ihre Rechnung elektronisch zu übermitteln.

eInvoicing über CSP
Wie Sie Ihre Rechnungen über das Coupa Supplier Portal an ERGO übermitteln können, wird in diesem Dokument ausführlich erläutert.

Rechnungsstellung als PDF-Dokument

Die Rechnungsstellung per PDF-Dokument ermöglicht eine effiziente und reibungslose Bearbeitung. Ein neues Automatisierungstool erleichtert die Bearbeitung von PDF-Rechnungen, fördert den umweltfreundlichen Übergang von Papier zu Digital und beschleunigt den gesamten Prozess.

Ab sofort bitten wir, alle Rechnungen basierend auf Coupa-Bestellungen an folgende zentrale Emailadresse zu senden:

ergo@invoice-matching.com

Ab dem 23.11.2023 führen wir ein neues Automatisierungstool ein, das direkt an Coupa angebunden ist. Es bietet nahtlose Integration, effiziente Bearbeitung von PDF-Rechnungen und beschleunigte Rechnungsprüfung durch KI-gesteuertes Matching mit Bestellungen.

Diese Maßnahmen minimieren Liegezeiten von Rechnungen und tragen erheblich zur Effizienzsteigerung unserer Beschaffungs- und Rechnungsprüfungsprozesse bei.

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen direkt an die genannte Rechnungsempfangsadresse, um den Regelprozess einzuhalten.

Sie benötigen Informationen zum Rezertifizieren oder um einen Katalog auf unserer eProcurement Plattform Coupa zu erstellen? Dann sehen Sie sich bitte unsere Anleitungen an, die Sie unten in der Box herunterladen können. 

Bitte füllen Sie hierzu die entsprechend eingerichtete Infoseite vollständig aus. Bei Fragen wenden Sie sich per email unter Angabe der Bestellnummer im Betreff an CPExterne@ergo.de.